Helfertool

Überblick

Ein Verein legt Anlässe an – ein Turnfest, einen Räbeliechtli-Umzug, eine Papiersammlung. Zu jedem Anlass gehören Aufgaben mit Zeitfenster: Kasse von 9 bis 12, Grill von 11 bis 14. Mitglieder tragen sich selbst ein oder werden vom Vorstand eingeteilt. Daneben steht die Bringliste für alles, was jemand mitbringt statt Zeit zu leisten.

Jeder Verein hat seine eigene Domain und eigene Datenbank. Was in einem Verein steht, ist in keinem anderen sichtbar; es gibt keine gemeinsame Mitgliederliste. Verwaltet werden die Vereine an einer separaten Stelle, der Vereinsverwaltung.

Die Oberfläche ist für das Telefon gebaut – die Navigation liegt unten, in Daumenreichweite. Am Rechner funktioniert sie genauso.

Für Mitglieder

Anmelden

Du bekommst deine Zugangsdaten per SMS vom Vorstand. Anmelden kannst du dich wahlweise mit dem Benutzernamen oder mit deiner Telefonnummer – beides funktioniert, und die Schreibweise der Nummer ist egal: 079 123 45 67, +41791234567 und 0791234567 gelten als dieselbe.

Das zugeschickte Passwort ist ein Einmalpasswort. Beim ersten Anmelden wirst du nach einem eigenen gefragt. Es braucht mindestens acht Zeichen und mindestens eine Ziffer.

Passwort vergessen

Auf der Anmeldeseite gibt es „Passwort vergessen“. Du gibst Benutzernamen oder Telefonnummer ein und bekommst ein neues Einmalpasswort per SMS.

Bevor freigeschaltet ist

Der Vorstand kann ein Freischaltdatum setzen und die Planung bis dahin vorbereiten. Meldest du dich vorher an, siehst du einen Countdown statt der Aufgabenliste. Vorstand und Admin kommen schon vorher hinein.

Startseite

Die Startseite zeigt dir auf einen Blick:

• deine nächsten Einsätze mit Datum und Zeit,
• deinen Stundenstand im Verhältnis zum Soll,
• was du zur Bringliste zugesagt hast.

Ob der Stundenstand sichtbar ist, entscheidet der Vorstand über eine Einstellung.

Aufgaben übernehmen

Unter Aufgaben stehen die offenen Plätze, nach Anlass gruppiert. Gleichartige Plätze werden zusammengefasst: „Kasse, 09:00–12:00 · 3 frei“ statt dreier gleich aussehender Zeilen.

Das Eintragen läuft in zwei Schritten:

1. Vormerken. Du tippst eine Aufgabe an, sie ist damit für dich reserviert. Andere sehen sie als vergeben.
2. Einschreiben. Wenn du alles beisammen hast, bestätigst du mit einem Klick. Erst jetzt ist es verbindlich.

So kannst du dir mehrere Schichten in Ruhe zusammenstellen, ohne dass dir jemand dazwischenkommt. Eine Vormerkung läuft nach einer eingestellten Zeit von selbst ab – standardmässig nach einigen Minuten –, damit reservierte Plätze nicht ewig blockiert bleiben. Freigeben kannst du sie jederzeit selbst.

Ist bei einem Anlass alles vergeben, steht er unter Vollständig besetzt mit einem Verweis auf die Einsatzliste: wer macht was, in zeitlicher Folge. Dort siehst du auch, wer mit dir Dienst hat. Ohne diese Liste verschwände ein durchgeplanter Anlass ganz von der Seite, obwohl er stattfindet.

Stundensoll

Viele Vereine erwarten von jedem Mitglied eine bestimmte Zahl an Helferstunden pro Saison. Das Soll errechnet sich aus der Gesamtzahl der Aufgabenstunden im Zeitraum, geteilt durch die Zahl der Mitglieder, die mitzählen. Einzelne Mitglieder lassen sich davon ausnehmen.

Der Zeitraum ist entweder ein Kalenderjahr oder ein frei gesetzter Bereich. Deine Vormerkungen zählen mit – sonst könntest du dich über das Soll hinaus eintragen, während die Bestätigung noch aussteht.

Ist die Sperre aktiv, kannst du dich nicht mehr selbst eintragen, sobald dein Soll erreicht ist. Der Vorstand kann dich weiterhin einteilen.

Bringliste

Nicht jeder Beitrag ist eine Schicht. Auf der Bringliste steht, was zu einem Anlass gebraucht wird – Kuchen, Salat, Festbänke. Du tippst einen Eintrag an und hast ihn damit übernommen. Gleichartige Einträge sind zusammengefasst: „3 × Kuchen, 1 offen“.

Ist alles vergeben, klappt der Anlass zu einer Zeile zusammen und zeigt nur noch Ganze Liste – wer bringt was mit.

Austragen kannst du dich normalerweise selbst. Der Vorstand kann das sperren; dann läuft es über ihn, damit kurz vor dem Anlass nicht stillschweigend Zusagen verschwinden.

Gepflegt wird die Liste auf der Seite des Anlasses – siehe Bringliste im Vorstandsteil.

Ersatz melden

Kannst du eine übernommene Schicht nicht wahrnehmen, meldest du auf der Startseite bei deinem Einsatz eine Ersatzperson mit Namen und Telefonnummer. Die Aufgabe bleibt auf dich gebucht – deine Stunden bleiben dir.

Die Ersatzperson bekommt sofort eine SMS mit Aufgabe, Datum und Zeit, und danach auch die Erinnerungen dazu – am Vorabend und eine Woche vorher. Sie hat keinen Zugang zum Helfertool; die SMS ist ihr einziger Draht dahin. Wechselst du den Ersatz oder nimmst die Meldung zurück, erfährt die bisherige Person, dass sie nicht mehr gebraucht wird.

Zurücknehmen kannst du die Meldung, solange du dieselbe Schicht nicht inzwischen ein zweites Mal übernommen hast. Das ist erlaubt – die erste geht dich ja nichts mehr an –, aber danach führt ein Zurücknehmen zu zwei Einsätzen auf derselben Zeit. In diesem Fall kannst du nur noch eine andere Ersatzperson melden oder dich an die Vereinsverwaltung wenden; welche der beiden Schichten weichen soll, kann dir niemand abnehmen.

Profil und Passwort

Unter Profil änderst du dein Passwort und siehst deine hinterlegte Telefonnummer. Mehr steht dort nicht – deine Einsätze und die Ersatzmeldung liegen auf der Startseite. Die Nummer pflegt der Vorstand – sie ist der Weg, auf dem dich Einladungen und Erinnerungen erreichen.

Dort stellst du auch die Darstellung ein: hell, dunkel oder automatisch – letzteres folgt der Einstellung deines Geräts.

Als App einrichten

Das Helfertool lässt sich wie eine App auf den Startbildschirm legen. Dann startet es ohne Adresszeile und fühlt sich an wie eine installierte Anwendung.

• iPhone: in Safari öffnen, Teilen-Symbol, „Zum Home-Bildschirm“.
• Android: in Chrome öffnen, Menü, „App installieren“.

Für den Vorstand

Rollen

„Vorstand“ ist bewusst keine Verwaltungsrolle. Sie gibt früheren Zugang, damit die Planung geprüft werden kann, bevor sie für alle offensteht – mehr nicht.

Anlässe

Unter Verwaltung legst du Anlässe an: Titel und Datum. Titel und Datum zusammen müssen eindeutig sein.

• Bearbeiten. Verschiebst du das Datum, werden alle eingeteilten Personen benachrichtigt – einmal je Person, mit allen ihren Schichten.
• Wiederholen. Legt den Anlass mit allen Aufgaben an einem neuen Datum an. Zuweisungen kommen bewusst nicht mit: eine Wiederholung wird neu besetzt.
• Löschen. Geht nur, solange keine Aufgabe vergeben ist. Erst die Zuweisungen lösen – dann wissen die Betroffenen auch, dass sie nicht mehr gebraucht werden.

Aufgaben

Im Reiter Aufgaben legst du sie an: Titel, Beginn, Ende und eine Anzahl. Brauchst du drei Leute an der Kasse, gibst du die Anzahl 3 an und bekommst drei gleiche Plätze. Dazu kommt ein Info-Feld für alles, was die Person wissen muss – „Schlüssel beim Hauswart abholen“.

Schichten über Mitternacht sind erlaubt: Ende vor Beginn heisst, dass es am Folgetag endet. Die Stunden werden entsprechend gerechnet.

Zuweisen und lösen

Über Zuweisen setzt du eine Person direkt auf eine Aufgabe – ohne Rücksicht auf Soll oder Freischaltung. Wechselt eine Aufgabe die Person, erfahren beide davon: die neue, dass sie eingeteilt ist, die bisherige, dass sie nicht mehr gebraucht wird.

Freie Plätze einer Art lassen sich gesammelt löschen, wenn ihr weniger Leute braucht als geplant. Vergebene Plätze bleiben dabei unberührt.

Bringliste

Jeder Anlass hat drei Bereiche, oben als Reiter: Aufgaben, Bringliste und Anlass für Titel, Datum, Wiederholen und Löschen. Die Zahl am Reiter zeigt, wie viel dort steht.

• Auf die Liste setzen. Titel, Anzahl und ein Hinweis. Die Anzahl legt entsprechend viele gleiche Einträge an – jeder für eine Person, damit sich drei Leute für „3 × Kuchen“ unabhängig eintragen können.
• Zuweisen. Wie bei den Aufgaben. Wechselt eine Zusage die Person, erfahren es beide.
• Umbenennen. Ändert einen einzelnen Eintrag.
• Freie entfernen. Räumt zu viel Angelegtes weg, ohne bestehende Zusagen anzutasten.
• Löschen. Geht auch bei einer bestehenden Zusage – ein abgesagter Anlass soll sich aufräumen lassen. Die Person wird benachrichtigt.

Mitglieder

Unter Verwaltung → Mitglieder pflegst du die Liste. Je Person: Benutzername, Telefonnummer, Rolle, und zwei Schalter – vom Soll ausnehmen und Selbsteintragen sperren.

• Einladen. Setzt ein Einmalpasswort und schickt es per SMS. Ohne hinterlegte Telefonnummer geht das nicht – dann Passwort zurücksetzen und persönlich weitergeben.
• Passwort zurücksetzen. Zeigt dir das neue Passwort einmalig an, ohne SMS.
• Löschen. Entfernt die Person. Vergangene Einsätze bleiben in der Auswertung erhalten.

Einstellungen

Vier Gruppen unter Verwaltung → Einstellungen.

Einsatzplanung

Stundensoll

Benachrichtigungen

Technik

Anbindung des SMS-Modems und die Betriebsart. Im Testbetrieb gehen sämtliche Nachrichten an eine hinterlegte Testnummer statt an die Mitglieder – der sichere Weg, um Texte zu prüfen.

Protokoll

Unter Verwaltung → Protokoll steht, wer wann was getan hat – Zuweisungen, Änderungen an Anlässen, Anmeldungen, Einladungen. Nach Kategorie filterbar. Es ist der erste Ort, an dem du nachsiehst, wenn etwas unerwartet aussieht.

Nachrichten

Wann etwas hinausgeht

Wer eine Änderung selbst auslöst, bekommt keine SMS darüber. Einzige Ausnahme ist das Einschreiben, wo die Bestätigung als Beleg dient. Die Erinnerung eine Woche vorher gibt es, damit noch Zeit bleibt, einen Ersatz zu suchen.

Warteschlange und Modem

Nachrichten werden nicht sofort verschickt, sondern eingereiht. Ein Hintergrundprozess arbeitet die Warteschlange ab. Scheitert eine Zustellung, wird sie mit wachsendem Abstand erneut versucht; nach drei Fehlversuchen bleibt sie als gescheitert stehen.

Unter Verwaltung → Nachrichten siehst du den Stand, kannst gescheiterte Nachrichten erneut anstossen und eine Test-SMS verschicken.

Vereinsverwaltung

Die Stelle, an der Vereine entstehen und gepflegt werden. Sie liegt unter einer eigenen Domain und hat eigene Zugänge – getrennt von den Mitgliederkonten der Vereine. Ein Vereinsadmin kann diese Ebene nicht erreichen.

Verein anlegen

Unter Neuer Verein gibst du an: ein Kürzel (dient als Ordnername), die Domain, den Anzeigenamen und den Benutzernamen des ersten Admins. Angelegt werden dabei Datenbank, Schema und das Admin-Konto.

Das Passwort des Admins wird einmalig angezeigt. Danach ist es nicht mehr einsehbar – nur noch zurücksetzbar.

Pflege und Sicherung

• Stammdaten – Anzeigename und Domain ändern.
• Stilllegen – der Verein bleibt bestehen, ist aber nicht mehr erreichbar. Für einen Verein, der pausiert.
• Migrationen ausführen – bringt das Datenbankschema auf den neuesten Stand. Offene Migrationen werden angezeigt.
• Sichern – legt sofort eine Sicherung an. Automatisch geschieht das ohnehin viertelstündlich.
• Wiederherstellen – setzt die Datenbank auf den Stand einer Sicherung zurück.

Fernwartung

Auf der Seite eines Vereins steht Als Verwaltung betreten. Damit öffnest du den Verein mit Administratorrechten, ohne dort ein Konto zu haben.

Dabei gilt:

• Du bekommst keine Mitgliedskennung. Was du tust, steht unter deinem Namen im Protokoll und fällt keinem Mitglied zur Last.
• Ein Balken über der Seite zeigt durchgehend, dass du als Verwaltung unterwegs bist.
• Verlassen beendet den Zutritt und bringt dich zurück auf die Seite des Vereins in der Verwaltung.

Technisch läuft der Zutritt über eine einmalige Freigabe, weil eine Sitzung immer nur für eine Domain gilt. Sie hält eine Minute, gilt genau einmal und ist an ihren Verein gebunden.

Betrieb

Der Arbeiter

Ein zweiter Prozess läuft dauerhaft und wird einmal je Minute tätig – für alle Vereine gemeinsam. Er kümmert sich um:

• die SMS-Warteschlange,
• abgelaufene Vormerkungen,
• alte Sitzungen,
• die Tageserinnerung zur eingestellten Zeit,
• Sicherungen, viertelstündlich.

Sicherungen der letzten 24 Stunden bleiben vollständig erhalten, danach wird auf eine je Tag ausgedünnt.

Konsole

Was sich nicht über die Oberfläche erledigen lässt:

php bin/console tenant:add <kürzel> <domain> [name]
php bin/console tenant:import <kürzel> <domain> <pfad-zur-app.db>
php bin/console tenant:list
php bin/console migrate [kürzel]
php bin/console superadmin:add <benutzername>
php bin/console routes

tenant:import übernimmt eine bestehende Datenbank als Verein – der Weg, auf dem ein Altbestand hereinkommt. superadmin:add fragt das Passwort interaktiv ab, damit es nicht in der Shell-Historie landet.

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